Die formale Prüfung der Angebote und die Aufklärung des Angebotsinhalts

Nach dem Eröffnungstermin beginnt für den Auftraggeber die eigentliche Arbeit. Alle rechtzeitig vorgelegten Angebote sind auf ihre formelle Korrektheit hin zu prüfen und nachfolgend inhaltlich zu werten.

Angebote, die bestimmten formalen Anforderungen nicht entsprechen, sind vom Auftraggeber aus der Wertung zu nehmen und auszuschließen. So kommt es zum Beispiel immer wieder vor, dass Angebote nicht – rechtswirksam – unterzeichnet sind oder Erklärungen des Bieters enthalten, die der Auftraggeber gar nicht abgefragt hat. Jegliche Änderungen an den vom Auftraggeber erstellten Verdingungsunterlagen sind im Interesse der Vergleichbarkeit der Angebote unzulässig und führen zwingend zum Ausschluss des Angebotes.

Der Klassiker besteht in diesem Zusammenhang in dem – immer wieder vorkommenden – Ansinnen des Bieters, wonach er das Angebot ausdrücklich unter den Vorbehalt der Geltung seiner eigenen AGBs stellt. Mag ein solches Verhalten beim Umgang am freien Markt mit privaten Auftraggebern noch hilfreich und entsprechend eintrainiert sein, so führt es im Verhältnis zum öffentlichen Auftraggeber zum Ausschluss des Bieters.

In den Vergabeordnungen, so z.B. in § 16 VOB/A oder § 16 VOL/A, sind neben den oben angeführten Ausschlussgründen noch zahlreiche weitere Fälle aufgeführt, bei denen Bieter aus dem Wettbewerb ausgeschlossen werden können oder sogar müssen. Ein früher allzu häufig einschlägiger Ausschlussgrund ist zumindest im Bereich der VOB/A für Bauleistungen – zu Recht – entschärft worden. Fehlende Erklärungen und Nachweise sind nämlich vom Auftraggeber binnen einer Frist von sechs Tagen beim Bieter nachzufordern und führen nicht mehr zu einem automatischen Ausschluss des Bieters.

Aufklärungsgespräche nach Angebotsabgabe

Kontakte zwischen Auftraggeber und Bieter im Stadium zwischen Eröffnungstermin und Zuschlag sind grundsätzlich heikel. Es liegt hier in beider Interesse, schon den Anschein verbotener Absprachen zu vermeiden.

Vor diesem Hintergrund ist auch von der in den Vergabeordnungen vorgesehenen Möglichkeit der „Aufklärung des Angebotsinhalts“ mit der gebotenen Vorsicht Gebrauch zu machen.

Zulässig sind hier Nachfragen des Auftraggebers bei einzelnen Bietern, um sich über genauer über seine technische und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit genauer zu informieren, oder Einzelheiten zum Angebot selber oder zu der zugrunde liegenden Kalkulation abzufragen. Bei extrem günstigen Angeboten kann es auch angezeigt sein, sich mit dem Bieter über die Angemessenheit seiner Preise zu unterhalten. Nachdem der Zuschlag auf ein unangemessen niedriges Angebot nicht erteilt werden darf, muss der Auftraggeber hier schon im eigenen Interesse tätig werden, wenn er erhebliche Zweifel an der Auskömmlichkeit der vom Bieter angebotenen Preise hat.

Unzulässig sind hingegen im offenen oder nicht offenen Verfahren grundsätzlich jegliche Gespräche über Preise oder eine Änderung des Angebotes selber.

Ein Verstoß gegen diese Grundsätze verletzt auch den Grundsatz, wonach alle Bieter gleich zu behandeln sind und kann auf eine entsprechende Rüge hin zur Aufhebung der Ausschreibung führen.

Ein Rechtsanspruch eines Bieters gegen den Auftraggeber auf Durchführung eines Aufklärungsgespräches besteht nicht.

Verweigert sich der Bieter jedoch eines vom Auftraggeber gewünschten Gespräches, so kann er vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.