Eröffnungstermin – Die Angebote der Bieter werden geöffnet

In der Bekanntmachung einer jeden Ausschreibung wird angegeben, bis zu welchem Termin die Angebote beim Auftraggeber eingetroffen sein müssen. Alle Angebote, die innerhalb dieser so genannten Angebotsfrist beim Auftraggeber angekommen sind, werden im so genannten Eröffnungstermin vom Auftraggeber geöffnet und insbesondere die jeweiligen Endbeträge der Angebote zu verlesen.

Nachdem zum Eröffnungstermin neben den Vertretern des Auftraggebers auch die Bieter und deren Bevollmächtigte teilnehmen dürfen, ist der Eröffnungstermin die erste Gelegenheit für die Bieter, sich von ihren Chancen in dem Vergabeverfahren einen ersten Eindruck zu verschaffen. Zwar sagt der niedrigste im Rahmen des Eröffnungstermins verlesene Preis alleine nichts über die Frage aus, welches Gebot am Ende den Zuschlag erhält. Liegen aber in einem offenen Verfahren ein gutes Dutzend Mitbewerber mit zum Teil deutlich günstigeren Preisen vor dem eigenen Angebot, dann spricht eine hohe Wahrscheinlichkeit dafür, dass das eigene Gebot am Ende nicht zum Zuge kommen wird. In diesem Fall ist der Eröffnungstermin für den Bieter zumindest eine gute Gelegenheit, sich einen Eindruck von der momentanen Marktlage und der Konkurrenz zu verschaffen.

Das Verfahren, das beim Eröffnungstermin einzuhalten ist, geben die einzelnen Vergabeordnungen, so z.B. § 14 VOB/A oder § 14 VOL/A, detailliert vor. Für Detailfragen zum Eröffnungstermin insbesondere im Baubereich ebenfalls lesenswert ist das im Internet abrufbare Vergabehandbuch des Bundes VHB 2008. An die Verfahrensvorschriften der Vergabeordnungen hat sich der Auftraggeber auch peinlich genau zu halten, weil er bei Verstößen gegen die Vorschriften anderenfalls die Unwirksamkeit seines Vergabeverfahrens riskiert.

Mit dem Eröffnungstermin endet grundsätzlich die Angebotsfrist und es beginnt die so genannte Bindungsfrist, also der Zeitraum, für den sich der Bieter an sein Angebot gebunden hat.

Gehen Angebote erst nach Öffnung des ersten Angebotes beim Auftraggeber ein, so sind sie verspätet und regelmäßig nicht mehr zuzulassen. Um den rechtzeitigen Eingang der übrigen Angebote zu dokumentieren, werden sie im Eröffnungstermin mit einem Eingangsvermerk versehen.

Über den Eröffnungstermin ist vom Auftraggeber eine Niederschrift anzufertigen, die im Termin auch zu verlesen ist. In diese Niederschrift sind die wesentlichen Fakten zum Eröffnungstermin aufzunehmen. Insbesondere sind dort vom Auftraggeber Feststellungen zu etwaig verspätet eingegangenen Angeboten zu machen. Die Bieter dürfen in die Niederschrift Einsicht nehmen und erhalten auf Nachfrage auch eine Mitteilung des Auftraggebers über die Namen sämtlicher Bieter und die Endbeträge der eingegangenen Angebote.

Abweichungen beim Verhandlungsverfahren

Soll der Auftrag im Verhandlungsverfahren vergeben werden, dann gibt es keinen Eröffnungstermin im klassischen Sinne. Bieter dürfen bei Öffnung der Angebote im Verhandlungsverfahren nicht zugegen sein. Nachdem bei Durchführung eines Verhandlungsverfahrens nach Eingang der Angebote mit den Bietern noch Verhandlungen unter anderem über Preise stattfinden, würde es den Wettbewerbsgedanken dieses Verfahrens auf den Kopf stellen, wenn man den einzelnen Bietern Informationen über die Angebote der Konkurrenz zukommen lassen würde.